紙モノの整理に役立つ「しわけ」のコツ
学校や幼稚園から持ち帰るプリント類、ポストに溜まるDMやチラシ、手続きが必要な書類。
ただ生活しているだけでも、いつの間にか山のように書類が積み上がっていることがありませんか。
一度溜め込んでしまうと、「見るからに大変そう」と感じてしまい、手をつけるのが億劫になりがちです。
そんなときに役立つのが「しわけ」。
書類を手に取って数秒間で「行き先」を決める作業です。でも、この「しわけ」すら面倒に感じることがありますよね。
迷いが「しわけ」のハードルに
じつは、しわけが進まない理由のひとつが「何をどう分けるか」に迷うことなんです。
たとえば、郵便局員さんがポストに手紙を配達する場面を思い浮かべてみてください。
どうしてあんなにスムーズに配達できるのでしょう。
答えはシンプル。
手紙には住所と名前が書かれており、それに沿って整理されているからです。つまり、行き先が明確で、まとまっている状態なのです。
紙モノの整理をスムーズに進めるために大切なことはこれと同じで、まず書類の「行き先」をはっきりさせることが大切だと気づきました。
しわけ先を「見える化」する
書類の行き先をざっくり分けると、「保留」「提出」「保管」「捨てる」の4つに分類できます。
ただ、人によってはさらに細かく分けたほうが便利な場合もありますよね。
たとえば「保管」といっても、家庭の書類、仕事関連、子どものプリントなど、保管先が複数に分かれることもあるでしょう。
いずれにしても、しわけ先がわかりやすく見える状態になっていないと、「これ、どこに置けばいいんだっけ？」と迷ってしまうことがあります。
そして、迷った末に間違った場所に置いてしまうと、後から探し直す手間がかかるものです。 そんなトラブルを防ぐためにおすすめしたいのが、クリアファイルを使ったしわけ法です。
クリアファイルでしわけを簡単に
用意するのはクリアファイル数枚と、ラベルとして使う紙だけ。A4サイズなら大丈夫なので、不要なプリントの裏でもいいですよ。気軽にはじめるのが大切です。
それぞれのクリアファイルに「保留」「提出」「保管」など、しわけ先の名前を書いたラベルを挟みます。
このとき大切なのが、しわけ先を紙の「上部」に書くこと。
このように、クリアファイルをテーブルに並べた状態で、整理したい書類を少しずらして重ねていくからです。ずらして置くのは、ラベルが見えるようにするため。
この方法のいいところは途中で「セーブ」ができるところ。
まだ定位置に戻せなくても、該当するファイルに挟んでしまえば、行方不明になったり、折れたり汚れたりする心配がありません。
「ちょっと疲れたな」と思ったら、その時点でしわけを中断しても大丈夫。
続きをやりたいときに、またしわけを再開すればいいのです。
自分に合わせてカスタマイズできる
この方法はとても簡単で、特別な道具を用意する必要もありません。
手元にあるA4コピー用紙に、「保留」「提出」など必要なしわけ項目を書き込み、それをクリアファイルに挟むだけ。
自分に合った項目を自由に追加できるのも便利なポイントなんです。
どんな項目がいいか思いつかない人は、とりあえず「保留」「提出」「保管」「捨てる」の４つを作ってみてください。
書くだけでいいから、あとからいくらでも修正がききますよ。
書類の山を見ると、気持ちが重たくなることもありますが、「クリアファイルしわけ法」を取り入れると、郵便局員さんがポストに手紙を入れていくように、迷わず整理が進められるようになります。
道具も簡単に揃えられるので、確定申告も近づいてきたこの時期、ぜひ一緒にやってみませんか。
