頭を使うむだ時間をなくすワーク「逆算スケジュール作り」のススメ
子どもが幼稚園に入ってから、いろいろなムダ時間が出てくるようになりました。
ここでいうムダ時間は、わからないことを調べたり、何度も同じようなことを０から考えたり、どうするか迷ったりする、頭を使う時間のことです。
一人の子どもに向き合うだけでも楽な作業ではありませんが、子どもが小学生になったり、習い事が増えたり、兄弟それぞれに予定があるというご家庭では、親のやるべきタスクも増え、もっと大変になると思います。
そこで、10分時間を考えてじっくり考えることで、頭を使う時間をごっそりと削れるワークを紹介します。
それは「逆算スケジュール」です。
逆算スケジュールというのは、私の造語で、ゴールをスタート地点に設定し、その前に行うべきタスクを掘り下げていくものです。仕事上で計画を立てるとき、似たようなことをしている方は多いと思いますが、家庭でのスケジュール管理にも組み込むとぐっと便利になります。
この記事では、お子さんのための予定調整に着目した、逆算スケジュール作りをご提案します。
逆算スケジュール作りに必要なのは紙とペンだけ
用意するものは、紙とペンだけです。どのような紙が向いているかは人によって変わります。
たとえば、外で働いている人は、仕事のときに使う手帳のフリーページに書いておくと、出先でも見やすいと思います。あるいはメモ帳に書いて手帳に挟んでおき、予定確認のタイミングでさっと引き出せるようにするのもいいかもしれません。
自宅にいる時間が長い人は、紙に書いて、冷蔵庫などよく目にする場所に貼っておくという方法も良いと思います。
まずはこの３つを参考に、予定やそれに関するタスクをチェックするタイミングで、一番使いやすそうと思うものを選んでみてくださいね。
「逆算スケジュール」のつくりかた
それでは、作り方を紹介します。作り方の基本は３つ。
- 上から下へと予定を遡っていくこと
- 左から右へ進んでいくこと
- 複数行になる場合は、同じタイミングで行う作業の書き出し位置を揃えること
これだけではわかりにくいと思うので、詳しくみていきましょう。
この画像は、私が娘の習い事のピアノについて書き出してみた逆算スケジュールのページです。
習い事の前夜には、出かける準備として、持ちものをバッグに入れるのを確認します。そのとき、よく忘れていたのが、連絡帳のサイン記入です。事前にタスクを書き出すことで、そのタスクがあることがひと目でわかるようになります。
頻繁に行うタスクについては、色をつけます。なお、今後は発表会などのタスクも追加されると思いますが、未経験なのでまだ記入していません。はじめて出会うタスクのときは、直接書き込まず、まずはふせんに書いて貼っておくのがおすすめです。
では、より詳しく実例を挙げてご紹介していきます。
例（1） 学校の保護者会があるとき
一番左に「保護者会」と書きます。そのまま、右に移動しましょう。そして考えてみてください。保護者会に参加するとき、事前にしておくことはありますか？
たとえば、こんなことが挙げられるのではないでしょうか。
- 当日の自分や子どもたちの予定を把握する
- 下の子の預かり保育等を依頼する
- 保護者会の持ち物を用意する
これらを右の位置に書き込んでおきましょう。次に、それぞれのタスクについて、もう一度考えてみます。この前に行う作業はありませんか？
たとえば、「下の子の預かり保育等を依頼する」というタスク。両親などに預けられる場合は両親に連絡をしたり、身内以外に預ける場合はそのタスクが出てくるはずです。
たとえば、ファミリーサポートの予約。予約をするためには、サポーターさんとの日程調整のやりとりが必要になりますよね。はじめて予約する場合は面談が必要になることもありますし、サービスの利用自体が初めての場合は手続きなども必要になります。
このように、タスクを書き出したら「これよりも前にすることはないかな？」と熟考します。そして、それをどんどん右側にさかのぼって書いていきましょう。
例(２） 習い事があるとき
習い事に関しては、送迎以外に、親自身が行うタスクもいろいろ出てくると思います。たとえば、バレエ教室に通わせている親御さんからお聞きしたものを参考にすると、こうしたタスクが必要になるとのことでした。
月謝を振り込む（毎月）
発表会前には衣装を子どもに合わせて直す（単発）
発表会のメイク確認（単発）
└ 子どもの写真を撮り、先生に確認
└ 子どもと一緒にメイクの練習
このワークを行うときに気をつけたいのは「単発のもの」と「繰り返しのもの」を分けることです。くり返し行う作業は、特定の日にちや特定の曜日を作業目安日として固定することで迷わず行えるようになります。作業目安日をメモして、手帳のページに挟んでおくと忘れにくくなりますよ。
単発のものは、事前にこうしてタスクを考えておくことで、取りかかるためのハードルが低くなります。
家族が情報共有できる「コマンドセンター」を作ろう
さて、ここまで行ってきた逆算スケジュール作りのワークは、予定日までに必要なことを把握する作業です。実際にスケジュール管理をしていくときは、もうひと手間必要になりますよね。
ただし、タスク共有の方法は、家庭によっても、ライフスタイルや性格によっても合うものが変わります。だから、一概に「こうすると便利ですよ！」とは言えません。
一案としておすすめしたいのは、家族も自分も確認しやすい「コマンドセンター作り」です。家族が見やすい場所に、家のすべての情報を集約するというもの。海外の方がよくされているのを見て、わが家でも取り入れています。冷蔵庫の磁石がくっつく面を利用したり、目立たせたくなければ扉裏の空間を利用するのも手です。
ここに、子どもの行事予定表や、月間スケジュールなどをすべて集約します。なるべく探す時間をなくすために、行事予定表をそのまま貼る場合は、関連する部分だけにマーカーで色をつけるなどの工夫が必要です。
家族が面倒くさがりな場合は、ひと手間かかりますが、100円ショップなどで買えるホワイトボードやマグネットタイプの週間スケジュール表などを買ってきて、週初めなどに家族の予定を更新して書いてあげると良いかもしれません。
子どもの年齢が上がったり、できることが増えれば増えるほど、親のスケジュール管理も大変になっていくと思います。急がば回れと言いますが、まずは10分だけ、紙に向かって日々のタスク探しをしてみませんか。最後まで完ぺきにできなくても、一度やるだけでも、これからの考える・調べる・迷う時間がぐっと減るはずです。
