保護者会や説明会でもらった書類、そのまま放置していませんか？

この春、娘が小学生になります。上の子どもなので小学校生活は未知。同じ幼稚園から進学する子もほとんどいないし、移住してきたのでご近所さんの知り合いも皆無。誰にも相談できないし、小学校についての話題ものぼらない環境です。

そんななかで、ある失敗をしました。入学説明会の一週間前になって、昨年もらっていた書類一式が出てきたのです！

当時、自宅の書類収納に合わせて仕分けをしようと仮置きしたところ、棚の裏側に落ちて、そのまま忘れ去られた状態になっていた……というのが事の顛末でした。

幸い、提出書類はまだまだ間に合う状態だったのでほっとしましたが、ひやりとする出来事でした。

この経験から生まれたのが「書類専用仕分けキット」です。何度か使いましたが、今までの大変さがうそのようにラクになりました。

周りのママたちからも、「小学校や幼稚園の説明会でもらってくる書類が多すぎて大変……」「面倒で後回しにしちゃう」という声をよく聞きます。

でも、それは当たり前のこと。保護者会や説明会後には、こんなにたくさんの作業が必要になるからです。



説明は聞いたけどよくわからないから、一枚ずつ読み直す。それから必要か捨てるかを判断する。

捨てるものは捨て、そうではないものは仕分けが必要です。書き込むもの、銀行等に持参するもの、学校等に提出するもの、控えを保管しておくもの、念のため残しておきたいもの……などなど多岐に分かれます。かなり大変で時間のかかる作業ですよね。

解決策は「その場で仕分け」だった！

さて、ここでもう一度フロー図を見てみると、もっともむだな作業があるのですが、おわかりでしょうか？



そうです、「もう一度読み直す」作業です。確かに、説明を聞いても覚えられない部分はあります。でも、「提出するものなのか」「保管するものなのか」といった部分は、読み直さなくても工夫次第でわかるようにできるはず。

そこで思いついたのが、「その場で仕分けすること」でした。

ここでは書類の仕分けがしやすくなり、仕分けに必要なものをまとめた「書類専用仕分けキット」の作り方をご紹介します。このキットを保護者会や説明会に持っていくと、その場で仕分けがラクにできます。

「書類専用仕分けキット」に必要なもの

まずは材料を紹介します。

３色のクリアファイル

１つめは「３色のクリアファイル」です。「３色」というのが大事なポイント。



もらった書類を、その場で仕分けすることで、帰宅後の読み直す作業が不要になります。

「作業待ち」……提出書類、口座振替申し込み書類、アンケートなど
「一時保管」……持ちもの、行事概要などあとで見返すもの
「捨て確定」……チラシ、当たり前の内容で読まなくてもわかることなど

３種類のペン

２つめは、３種類のペンです。黒ボールペンだけではなく、２色のマーカーを用意します。説明を聞きながら、「提出するもの（や提出に関する条件等）」「提出しないけれど大事なこと」など色分けして塗っていきます。



黒ボールペンは、単にメモを取るだけではなく、その場で書類を提出するのにも役立ちますね。

枠入りふせん

３つめは、「枠入りふせん」です。
もちろん普通のふせんでもいいのですが、スタンプを使ってカレンダー枠が入ったふせんを量産しておくと、説明会でのメモが時短になります。



使い方はこちら。



１枚の提出書類に、ふせん２枚を貼っておくのがポイントです。１枚は書類自体に貼っておき、作業時に提出日を確認するためのもの。もう１枚は、帰宅後冷蔵庫や手帳、ホワイトボードなど目につく場所へ貼り、期限忘れを防止するためのものです。

ここで使っているスタンプは「ミドリ 浸透印 カレンダー柄」です。「ToDoリスト柄」スタンプもあるので、書類提出の前にするべき作業を書くためのふせんがあってもいいかもしれません。

バインダーまたはファイル

最後に、これらをとりまとめるバインダーまたはファイルです。



持ち運びするため、中身が落ちにくいものを用意しましょう。
また、このほかに自宅で書類を保管するときに使うアイテムも用意しておきましょう。

帰宅後にやること

帰宅後は、３種のクリアファイルの中身を空っぽにしましょう。
クリアファイルは書類専用仕分けキットに戻します。クリアファイルは、ふだんの書類整理に使わず「書類専用仕分けキット」専用ファイルにすることで、忘れなくなります。

それでは、クリアファイルの中身を仕分けしていきましょう。

１「捨て確定」ファイルの中身は捨てる

まずは「捨て確定」ファイル。これは中身をそのまま捨てます。（※個人情報が入っていなければ）

２「作業待ち」ファイルと「一時保管」ファイルの中身をファイリングする

次に「作業待ち」ファイルと「一時保管」ファイルの中身。これらは、自宅にある「提出用」または「保管用」のファイルにそれぞれファイリングしていきます。



作業待ち書類・一時保管書類を自宅で保管するときにおすすめなのは、クリアポケットがついているタイプのファイルです。

画像右下「わが家の実例」では、真ん中に２冊のファイルが写っています。それぞれ「提出書類」と「保留書類」が入っています。

保留書類は、申し込みをするか迷っているような書類などを含めて、一時保管するものを入れます。

このとき大切なのは、ポケット１枚に１書類入れることです。（※両面透明のポケットの場合は２書類でも大丈夫）

「提出書類」と「保留書類」のファイルをわけることで、「提出するべきもの」や「保管するべきもの」がわかるので、とても便利ですよ。自宅では「提出書類ファイル」を１冊出してくるだけで、すぐに作業に取りかかることができます。

保護者会や説明会でもらってくる膨大な書類は、その場で仕分けをする。そのために「書類専用仕分けキット」を持参する。
これだけでも、厄介な書類作業が大幅に時短になります。悩んでいる方はぜひ試してみてくださいね。