1.保存・廃棄・保留に分ける
書類整理は一気に終わらせようとすると挫折してしまいがち。いきなりファイリングしないのもポイントです。まずは以下の3つに分けていきましょう。
- 保存：法定保存・業務上必要
- 廃棄：保存期限切れ
- 保留：判断に迷うもの（あとで確認）
この3分類だけで作業スピードが段違いです。まずは、廃棄しても問題ない書類を、手元からなくしていきましょう。判断に迷う書類は、何のために保存しておきたいのか？ 保存しておく目的を、改めて考えてみましょう。他にも、提出しなければいけない書類など、行動ベースで必要な書類がないかもしっかりと、確認していきましょう。
2． 保存期限を意識する
保存期限の決まっている書類がないかきちんと確認し、優先的に整理していきましょう。
特に注意が必要なのは、経理書類（保存期間：7年または10年）です。一般家庭の場合は、確定申告書類を誤って処分しないよう注意しましょう。
3.年度で区切ってファイリング
保存用の書類は、2025年度など、年度単位で統一して保管しましょう。
「書類名＋年度」と見出しをつけることをルール化して整理していくことで、書類の混在を防ぎます。事務作業の効率化にもつながるので、地味ですが、しっかり取り組みたいポイントです。
4. 紙とデータの二重管理を見直す
紙で保存必須なのか、もしくはデータ保存でOKなのかを確認しましょう。どちらかに統一すると管理もラクです。収納の観点からは、スペースを取らないデータ保存がおすすめです。紙にしろデータにしろ、後で見返す際に､整理されていて見出しがあると、一目で分かります。
5. 個人フォルダを放置しない
個人PC・引き出しの中身を棚卸しして、家族で共有すべきものは共通フォルダへ。その人しか分からない書類がないよう、放置せずに整理しましょう。なんとなくとっておいた書類も、年度末にはいったんケリをつける意識を持って整理します。
何かと気ぜわしい年度末は時間との戦いです。書類は7割整理できればOK！ 迷うものは「保留箱」に入れて期限を決めておくことで、無駄にモヤモヤしないで済むようにしましょう。ただし、必ず期限が来たら整理することを忘れないように。
忙しい年度末に、提出忘れや書類探しの無駄な時間で疲弊しないようにするためにも、2月の今の時期に7割でも書類整理をしておけば、余裕をもって乗り切れます。新年度を気持ちよくスタートするためにも、是非今できることから始めてみてください。
