4分割にするときは、行動別にするのがおすすめ
上記で4つに分けてタスクをメモするとお伝えしました。その４つとは、行動ごとに「動」「伝」「考」「作」に分けることがオススメ。その意味について詳しく紹介しましょう。
「動」は、手や足を動かす必要のあるタスク
「動」欄に書くのは、一般的な家事などの身体を動かすこと、出かけて行うことなどです。
「伝」は、人とのコミュニケーション
「伝」欄に書くのは、人とコミュニケーションを取る必要のあるタスクです。たとえば電話やメール、LINE、それから口頭で伝えたりすること。
「考」は、頭や電子を使うタスク
「考」欄に書くのは、考えたり、調べたりするタスクです。たとえば、これからの予定や、今やっていることの改善方法を考えたりすること。また、スマホ等で検索することを指します。
「作」は、手を使うタスク
「作」欄に書くのは、書いたり、パソコン等で作ったりするタスクです。買いものメモを作ったり、手帳に書き込んだり、仕事だったらWordやExcelで文書を作る作業だったり……。
分け方はざっくりで構いませんし、ご自身でアレンジしてもらって大丈夫です。大切なのは、似たような作業をまとめてできるような書き方にすること。
いろいろな分け方を試してみましたが、私自身はこの4種類に分けるのが一番捗ります。
なお、時間帯で考えるのもおすすめです。
これは、私が実際に使っているシートで、4分割メモをさらにブラッシュアップしたものです。全部で７つの欄があります。右側４つが、ここで紹介した４分割メモになっています。
ポイントは左側。こちらは時間軸で３つに分かれており、「朝」「基礎」「夜」を意味する欄があります。ここに書いてあるのは、毎日必ず行う家事です。
何度も書くのが面倒だったので、あらかじめ印刷したシートを作ってみました。Excelが得意な方は、こうしたシートを作っておくと、毎日することは一切書かなくてよくなるのでとても捗りますよ。
１日２回、リストを見る時間をつくるのがおすすめ
リストを作るだけで満足してしまった経験はありませんか？ 私は多々あります。そこで今は、一日に２回、リストを見る時間を決めるようになりました。
朝と夕方（または夜）、自分の都合のいい時間帯を決めます。そして、５分だけ制限時間をつくり、タスクの進捗確認と、新しいタスクを考えて書き出していきます。
私は自宅で仕事をしており、通勤がないため、朝９時と夕方16時をチェック時間に設定しています。
その時間になったら、忙しくても手を止めて、これからやることを確認し、どんな順番でやっていくのかなんとなく計画を立てます。
すると、リストを確認する時間を作る前よりも、家事や仕事が捗るようになりました。やることを把握できるのもそうですが、疲れてやる気がないな……というときも、「時間になったからリストを見よう」と重い腰を上げられるようになったためです。
日々のタスクは多々ありますが、それを行動別に書くだけでわかりやすく、これまで以上に取り組みやすくなりました。育児や仕事、家事などさまざまな”やるべきこと”に追われている人は、ぜひタスクのメモの仕方を変えてみてはいかがでしょうか？
